De rijksdienst bestaat onder andere uit een aantal ministeries. Het aantal ministeries en hun takenpakketten worden telkens rond een kabinetsformatie bepaald en vastgelegd in Koninklijke Besluiten. Elk ministerie heeft een bewindsliedenstaf en een ambtelijke staf.
De Grondwet (artikel 44) bepaalt dat een minister aan het hoofd staat van een ministerie. Het ministerie ondersteunt de minister bij de uitvoering van zijn taken.
Taken en werksoorten
Het is gebruikelijk dat een ministerie in een missie een kernachtige omschrijving geeft van zijn taak en opdrachten. Deze missie wordt in de praktijk vaak vertaald naar een beperkt aantal hoofdpunten van beleid. De inrichting en bemensing van het ministerie worden zo georganiseerd dat deze hoofdpunten van beleid goed kunnen worden aangepakt. Uiteraard wordt ook in een goede voortgang van lopende zaken voorzien.
Een goede samenwerking tussen ministeries binnen de al bestaande organisatiestructuur verdient bij een kabinetsformatie de voorkeur boven herschikkingen. Deze gaan immers gepaard met aanmerkelijke kosten. Wanneer tot een herschikking wordt besloten, zijn over de gang van zaken in een afzonderlijk kader (Handboek departementale herschikkingen) afspraken op het niveau van het overleg van secretarissen-generaal gemaakt.
De werksoorten beleid, uitvoering en toezicht hebben binnen een ministerie een nevengeschikte positie. De bedrijfsvoering heeft daarbij een faciliterende rol.
Bewindsliedenstaf en ambtelijke staf
Ieder ministerie heeft een bewindsliedenstaf en een ambtelijke staf.
- In de bewindsliedenstaf worden de vraagstukken met een politiek-bestuurlijk karakter besproken. De bewindsliedenstaf bestaat uit de politieke leiding en de door de minister aangewezen hoogste ambtenaren in de werksoorten beleid, uitvoering, toezicht of bedrijfsvoering.
- In de ambtelijke staf of bestuursraad worden gezichtsbepalende dossiers van het ministerie (voor)besproken. De ambtelijke staf besteedt aandacht aan alle werksoorten van het ministerie. Besluiten in de ambtelijke staf die vallen binnen het mandaat van een directeur-generaal worden beschouwd als besluiten van deze directeur-generaal, gehoord de bestuursraad. De ambtelijke staf bestaat uit de SG en door de SG aangewezen hoogste ambtenaren in de werksoorten beleid, uitvoering, toezicht of bedrijfsvoering.
Drie hogere managementlagen
Gezien vanuit de algemene (politieke) leiding van de ministeries bestaat de top van de organisatie van ministeries uit drie managementlagen met functionarissen op het niveau 19 en in de schalen 18, 17 en 16:
- Het niveau van de (plaatsvervangend) secretaris-generaal
- Het niveau van de directeuren-generaal en inspecteurs-generaal
- Het niveau van de hoofddirecteuren en directeuren
De SG stuurt in de meeste gevallen minimaal drie beleids-DGs aan; een beleids-DG stuurt in veel gevallen weer ten minste drie directeuren aan. Onder de SG of pSG ressorteren de directies en andere onderdelen die niet onder het gezagsbereik van een DG vallen.
Voor de indeling van de functies in de rijksdienst is een Functiegebouw Rijk (FGR) vastgesteld. Voor de schalen 16 tot en met 18 is de functie van topmanager beschikbaar, voor het niveau 19 is er de functie van topmanager-generaal.
Het FGR stelt het management van de rijksdienst in staat om in zeer korte tijd organisatie- en formatievoorstellen voor te bereiden of aan te passen met behulp van een aantal gestandaardiseerde functies. Per categorie van functies zijn ook de overige functies beschreven en gewaardeerd.
Het organisatie- en formatierapport (O&F-rapport) van een organisatie bevat informatie over de missie, hoofdtaken en structuur van de organisatie. Ook bevat het O&F-rapport een lijst met van de hoofdtaken afgeleide indelingen in de functiegroepen en functiefamilies van het FGR. Een O&F-rapport heeft bij voorkeur een beperkte omvang. Bij organisatieveranderingen veranderen vaak ook de werkpakketten. In dat geval wordt een nieuw O&F-rapport opgesteld.
Topstructuur en topformatie
De topstructuur van een ministerie wordt vastgesteld in overeenstemming met de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. De procedure is beschreven in het Kader Topstructuur en Topfuncties Rijk 2023. Daarbij vindt in de praktijk toetsing plaats van het niveau van de functies, nadat het betrokken ministerie ook inzicht heeft kunnen geven in de structuur.
Uit een oogpunt van efficiency en soberheid verdient het aanbeveling het aantal topfuncties beperkt te houden. Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties maakt jaarlijks een overzicht van het aantal functies op de verschillende niveaus openbaar.
Het is gewenst dat de ministeries alle topformaties regelmatig kritisch doorlichten op het aantal topfunctionarissen en op de omvang van de samenstellende bestanddelen. Daarbij kan ook aandacht worden besteed aan de verhouding tussen het aantal functionarissen die bezig zijn met het primair proces van het ministerie en het aantal functionarissen dat tot de overhead kan worden gerekend. Het heeft de voorkeur de overhead in omvang te beperken.
Aanstellingen Algemene Bestuursdienst
De leden van de drie hoogste managementlagen zijn vaak ook lid van de Algemene Bestuursdienst (ABD). In hoofdstuk 17 van de CAO Rijk en in het Handboek voor bewindspersonen staan bepalingen over de benoeming, beloning en beoordeling van leden van de ABD.
De volgende personen zijn lid van de ABD:
- werknemers met wie bij Koninklijk Besluit is besloten een arbeidsovereenkomst aan te gaan als lid van de Topmanagementgroep (TMG);
- werknemers die een functie vervullen waarvoor salarisschaal 17 of 18 van de CAO Rijk geldt;
- werknemers die een functie vervullen waarvoor salarisschaal 15 of 16 van deze CAO Rijk geldt en die door de werkgever als lid zijn aangewezen.
De minister van BZK gaat als werkgever namens de Staat der Nederlanden de arbeidsovereenkomst aan met de Topmanagementgroep. Met de overige ABD-leden wordt een arbeidsovereenkomst aangegaan door de minister bij welk ministerie een functie vacant is. Hij doet dit in overeenstemming met de minister van BZK. Zie voor meer informatie de website van de ABD.