Een dienstonderdeel komt tot stand door het op te nemen in een organisatiebesluit van de verantwoordelijke minister. Verschillende tools en handreikingen kunnen helpen bij het inrichten van een nieuw dienstonderdeel.
Het proces bij een reorganisatie
Een reorganisatie start met het voornemen tot organisatieverandering. In een voorgenomen organisatiebesluit wordt dit uitgewerkt, meestal in de vorm van een organisatierapport met inzicht in aantallen en niveaus van de functies.
Iedere minister stelt de organisatie van zijn ministerie vast met een organisatiebesluit. Hierin zijn de hoofdstructuur en taken van het ministerie beschreven tot en met directieniveau. Met een instellingsbesluit worden nieuwe organisatieonderdelen aan een ministerie toegevoegd of overgedragen. Het wijzigen of toevoegen van taken gebeurt met een wijzigingsbesluit. In een mandaatbesluit is de mandaat- en volmachtverlening van de minister aan de ambtelijke organisatie geregeld.
Leidt een organisatieverandering tot een aanpassing van de hoofdstructuur of taken van een ministerie, of van de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van het topmanagement? Dan moeten het organisatiebesluit of het mandaatbesluit worden aangepast.
Hulpmiddelen bij een reorganisatie
De ReoTool van P-Direkt helpt bij de administratieve verwerking van een reorganisatie. Omdat de tool een webapplicatie is, is hij makkelijk toegankelijk. De gegevens van de te reorganiseren onderdelen en medewerkers worden vanuit de achterliggende systemen van het P-Direktportaal in de ReoTool geladen, waarna er verschillende handelingen op de gegevens kunnen worden uitgevoerd, zoals het generen van brieven en het in beeld brengen van de was-is-situatie.
Met behulp van de functies uit het Functiegebouw Rijk (FGR) kan op een eenvoudige manier een nieuwe organisatie worden ingericht.
De bevoegdheid daartoe berust bij ieder ministerie afzonderlijk, waarbij voor de topfuncties en topstructuur betrokkenheid vooraf van de minister van BZK is voorgeschreven. Dit betreft dan de functies vanaf schaal 16 met een eindverantwoordelijkheid (in het FGR: functie van topmanager). Het FGR bevat voor organisaties met verschillende talkenpakketten – zoals beleid, uitvoering en toezicht – een helder overzicht van de beschikbare functies met het bijbehorende niveau. Het is eenvoudig te gebruiken om een overzicht te maken van de functies die in een bepaalde organisatie moeten worden opgenomen.
Voor herschikkingen van taken tussen ministeries is een afzonderlijk handboek met rijksbrede afspraken beschikbaar. Het Handboek departementale herschikkingen is behandeld in het overleg van secretarissen-generaal en besproken met de GOR Rijk. De minister van BZK heeft het met een begeleidende brief aangeboden aan zijn collega’s. Onderdeel van het handboek zijn personele afspraken, die met de GOR Rijk zijn overeengekomen.
