Welk doel heeft een O&F-rapport en wat is de inhoud van het rapport?
Doelen
Het eerste doel van het O&F-rapport is inzicht te geven in de inrichting van de organisatie. Een O&F-rapport is de ‘bouwtekening’ en beschrijft hoe de organisatie is ingericht (O-instrument). Het tweede doel van het O&F-rapport is dat het een HR-instrument is voor de rechtspositionele plaatsing van personeel en voor toepassing van alle stappen in de HR-cyclus: werving, selectie en inhuur van personeel, werk-/resultaat, ontwikkel- en salarisafspraken en loopbaanstappen en leerlijnen.
Samen met de personele paragraaf en de plaatsingsprocedure vormt het O&F-rapport het hart van het organisatiebesluit, waarover de ondernemingsraad adviesrecht (ingeval van een belangrijke organisatiewijziging in de zin van de WOR) heeft en die besproken moet worden met de vakbonden in het overleg van het (Decentraal) Georganiseerd Overleg.
Uitwerking van de globale beschrijving en het organisatieontwerp
Een voorgenomen besluit tot een reorganisatie of belangrijke organisatiewijzing die wordt vastgelegd in een O&F-rapport wordt in beginsel voorafgegaan door een globale beschrijving die wordt uitgewerkt in een organisatieontwerp.
Inhoud van een O&F rapport
Een O&F-rapport is een rapport waarin de nieuwe of aangepaste organisatiestructuur, formatie en functies beschreven staan. Het O&F-rapport wordt gebruikt om de nieuwe organisatiestructuur en formatieopbouw te formaliseren.
Een O&F-rapport is een vervolg op de globale beschrijving en het organisatieontwerp. In het O&F-rapport is aangegeven hoe de organisatie eruit komt te zien, aansluitend bij de visie, missie, doelstellingen/opgaven van de organisatie. Daarbij wordt rekening gehouden met de omgeving van de organisatie, de ontwerpcriteria die voor de organisatie gelden en de formatieve en financiële kaders die door het betreffende ministerie gesteld zijn.
In het O&F-rapport wordt vastgelegd welke uitgangspunten of ontwerpcriteria en keuzes ten grondslag liggen aan de organisatiestructuur. Indien bijvoorbeeld gekozen wordt voor een procesgerichte organisatie, wordt geadviseerd om voorafgaand aan het O&F-rapport eerst de belangrijkste werkprocessen te beschrijven en te optimaliseren (bijvoorbeeld met behulp van de Lean methodiek ). Een verandering in een proces kan dan immers leiden tot verandering in de organisatiestructuur of functies.
Een O&F-rapport bestaat uit twee delen: een organisatierapport en een formatierapport
Een organisatierapport beschrijft de aanleiding voor het opstellen van het O&F-rapport, de huidige organisatie, ontwikkelingen, en voor de nieuwe organisatie de missie, visie, strategie, doelstelling, kerntaken, organisatiestructuur, besturing (governance) en overlegstructuur. Een organisatierapport heeft vaak een langere levensduur omdat organisatiestructuurwijzigingen in de praktijk niet jaarlijks voorkomen.
Een formatierapport beschrijft de functies (oud en nieuw) de indelingen in het FGR, de functiebenamingen (FGR doopnaam), het schaalniveau en de aantallen functies. Verder maakt de financiële pagina deel uit van een O&F-rapport. In deze pagina staat de oude en nieuwe kwantitatieve en kwalitatieve formatie beschreven (functievergelijkingslijst) gekoppeld aan de middensommen per schaal of de HOT-tarieven (de handleiding overheidstarieven is te vinden op de website van Rijksfinanciën). Hierdoor wordt inzichtelijk welk budget benodigd is om de nieuwe formatie volledig te kunnen bezetten en wordt tevens inzichtelijk wat de kosten zijn van de nieuwe formatie ten opzichte van de oude. Uw financiële adviseur/ businesscontroller kan u hierbij ondersteunen.
Een formatierapport is doorgaans gekoppeld aan de jaarcyclus van planning en control en heeft daardoor een levensduur van gemiddeld een jaar.
Capaciteitsplannen
Als formatierapporten zijn gekoppeld aan de P&C-cyclus dan worden die ook wel capaciteitsplannen genoemd. Capaciteitsplannen worden (veelal) jaarlijks vastgesteld binnen het kader van het (ongewijzigde) meerjarig vastgestelde organisatierapport. Wanneer de capaciteitsplannen niet leiden tot ‘belangrijke wijzigingen’ zoals bedoeld in de WOR hoeft de ondernemingsraad niet jaarlijks om advies te worden gevraagd. Wel is het een verplichting de ondernemingsraad geïnformeerd te houden.
Hantering van capaciteitsplannen vindt veelal plaats in combinatie met ‘organisatorische ophanging van personeel onder de hoogst leidinggevende, bijvoorbeeld een directeur of een DG’. Hierdoor doen zich bij een verschuiving in de personele inzet met behoud van de eigen functie binnen dit organisatieonderdeel geen wijzigingen in de arbeidsovereenkomsten voor.
Personele paragraaf
Onderdeel van het O&F-rapport is de personele paragraaf. Daarin wordt onder meer aangegeven wat het bereik en de peildatum (= datum waarop reorganisatiebesluit is vastgesteld) van de reorganisatie is, welke eventuele sleutelfuncties er zijn, welke personele gevolgen er zijn, hoe daarmee wordt omgegaan en welke procedure bij de plaatsing van werknemers wordt gevolgd. Ook maakt de personele was-wordt lijst daar onderdeel van uit.
Aan de personele paragraaf wordt doorgaans een aantal bijlagen toegevoegd, zoals de was-wordt lijst, een lijst met de eventuele nieuwe functies die in de nieuwe organisatie voorkomen en een overzicht van zogenoemde sleutelfuncties waarvoor een afwijkende plaatsingsprocedure geldt.
Samen met de personele paragraaf en de plaatsingsprocedure vormt het O&F-rapport het hart van het organisatiebesluit, waarover de ondernemingsraad adviesrecht (ingeval van een belangrijke organisatiewijziging in de zin van de WOR) heeft en die besproken moet worden met de vakbonden in het overleg van het (Decentraal) Georganiseerd Overleg.