Bij het opstellen van het O&F-rapport hoeven tegenwoordig niet meer alle functies beschreven en gewaardeerd te worden. Volstaan kan worden met een onderbouwde keuze op basis van het Functiegebouw Rijk.
Alleen voor functies waarbij het takenpakket geheel nieuw is of sterk gewijzigd, is het nodig om de werkzaamheden te beschrijven om ze vervolgens in te delen in het Functiegebouw Rijk (FGR) www.functiegebouwrijksoverheid.nl of te waarderen wanneer de organisatie geen gebruik maakt van het FGR. Voor organisaties die nog geen gebruik maken van het FGR kan het FGR uiteraard wel als handreiking worden gehanteerd.
Hieronder worden de stappen en voorwaarden beschreven op basis waarvan een geactualiseerde formatie, als onderdeel van een organisatie- en formatierapport, met behulp van het Functiegebouw Rijk kan worden opgesteld. Het vertrekpunt is hierbij een geaccordeerd organisatierapport waarin de volgende onderwerpen staan beschreven: missie, visie, doelstelling, kerntaken/opgaven, organisatiestructuur, producten & diensten, in- en externe contacten etc., tot en met de doelstelling en kerntaken van de afzonderlijke organisatieonderdelen.
De volgende stap is het opstellen van de formatie (formatierapport). De leidinggevende en HRM adviseur kennen de primaire en ondersteunende processen van de organisatie, de managementafspraken in het kader van planning en control en de budgettaire kaders. (NB. Bij deze stap kunt u zich laten adviseren door een organisatieadviseur van UBR|OI. De adviseurs van UBR|OI hebben kennis van formatieaangelegenheden, kennen het FGR en Fuwasys en aanvullende instrumenten als KWIV en KWIK. Ook hebben ze zicht op de waarderingsverhoudingen en kennis van vergelijkbare organisaties en kunnen bijvoorbeeld de afspraken over doop- en roepnamen toelichten.
In deze setting wordt – per onderdeel - de formatie (op functiegroep- en functietyperingniveau van het FGR) bepaald aan de hand van vier hieronder gestelde stappen.
Benoem naar aanleiding van de (hoofd)taken van het onderdeel de bijpassende functiefamilie(s) en beargumenteer deze keuze(s). Zie hiervoor de definities van de verschillende functiefamilies op de website van Functiegebouw rijk.
Benoem naar aanleiding van de (hoofd)taken én de gekozen functiefamilie(s) de bijpassende functiegroep(en). Houdt daarbij rekening met de beoogde formatieve omvang van de formatie afgestemd op de budgettaire kaders. Beargumenteer deze keuze(s).
Vul, met behulp van de functietyperingen, de formatie als volgt verder in. Lees goed wat er in de functietyperingen staat en toets deze aan de te behalen resultaten of concreet uit te voeren werkzaamheden. Bepaal of functietyperingen passend zijn of niet. Houdt daarbij rekening met de beoogde formatieve omvang (budget) van de formatie. Beargumenteer deze keuzes per functietypering.
Check de ontstane formatieopbouw aan het organisatierapport, de managementafspraken in het kader van planning en control en de budgettaire kaders. Stel vragen als: Geeft de ontstane formatieomvang nog aanleiding om de managementstructuur te herzien? Is voldaan aan de uitgangspunten van functiescheiding? etc.
Geef akkoord als de check positief verlopen is. Zet de bevindingen op papier. De bepaling van de formatie resulteert uiteindelijk in een organisatie- en formatierapport. Na vaststelling is hiermee de organieke formatie beschreven en vastgesteld.
Deze organieke formatie vormt het uitgangspunt voor de functievergelijking van functies in de oude en nieuwe organisatie, die vooraf gaat aan de plaatsing van de medewerkers in de nieuwe organisatie. Daar waar de FGR-functieprofielen te algemeen en onvoldoende onderscheidend zijn, zal bij de functievergelijking specifieker naar functies (samenstel van werkzaamheden) moeten worden gekeken. De functieprofielen FGR beschrijven het soort werkzaamheden en te behalen resultaten en het gedrag en de vaardigheden die hier voor nodig zijn. Hierbinnen kan het onderwerp of vakgebied waar de werkzaamheden over gaan, eigen specifieke kennis vragen. Dit kan ervoor zorgen dat het de medewerker te veel tijd zou kosten om zich die kennis eigen te maken om de nieuwe functie in te kunnen vullen. Als de afstand tussen de huidige en nieuwe functie in die zin te groot is, dan spreken we over “niet-uitwisselbare” functies. Bijlage 15 van de CAO Rijk geeft de definitie van een uitwisselbare functie: “Uitwisselbare functies zijn functies die naar functie-inhoud, vereiste kennis en vaardigheden en vereiste competenties vergelijkbaar, en naar niveau en beloning gelijkwaardig zijn“. Deze factoren dienen in onderlinge samenhang te worden beoordeeld. Het uitgangspunt is dat een werknemer –na een zekere inwerk- of overdrachtsperiode- vrijwel direct inzetbaar is in de andere 'uitwisselbare functie'.
Door in de was-wordtlijst deze verschillen in deskundigheidsgebieden op te nemen is goed zichtbaar welke functies uitwisselbaar zijn. Zijn functies uitwisselbaar, dan is de medewerker altijd functievolger. Kost het meer tijd om ingewerkt te raken dan kan de bestuurder alsnog besluiten medewerkers functievolger te laten zijn (mits er dan geen sprake is van verdringing van medewerkers die de functie uitoefenen die uitwisselbaar is met de nieuwe functie.) In het personeelsplan wordt dan uitgelegd welke stappen worden genomen om de medewerker in te werken in de nieuwe functie. Dit speelt bijvoorbeeld wanneer in de nieuwe situatie medewerkers op een breder onderwerp worden ingezet. (Bijvoorbeeld een beleidsadviseur jeugddetentie, wordt een beleidsadviseur detentie voor verschillende doelgroepen.)
Flexibiliteit door optimaal gebruik van het Functiegebouw Rijk
Het is mogelijk om de inzetbaarheid van medewerkers te verbreden door te sturen op de verbreding van de daadwerkelijke invulling in werkzaamheden. De toepassing van Functiegebouw Rijk helpt hierbij om medewerkers te laten bewegen in de verschillende vakgebieden of onderwerpgebieden binnen een functiegroep en binnen het schaalniveau.
Voor een goede toepassing van de doelstelling van FGR tot flexibiliteit geldt de volgende werkwijze:
Bij een reorganisatie wordt op het moment van reorganisatie de uitwisselbaarheid goed vastgesteld door de functietypering FGR aan te vullen met het kennis/ onderwerpgebied van de huidige en de nieuwe functies. Deze wordt in de was-wordtlijst inzichtelijk gemaakt en in het personeelsplan wordt voor alle functies het functievolgerschap van de medewerkers toegelicht. In de nieuwe arbeidsovereenkomst met de medewerker wordt dit kennis/ onderwerpgebied ook genoemd. Wel wordt er een aanvullende opmerking gemaakt dat er in het kader van de toepassing van Functiegebouw Rijk, ruimte is voor leidinggevende en medewerker om mee te bewegen met de arbeidsvraag en gezamenlijk verbreding en verandering van kennis en onderwerpgebied jaarlijks in te vullen en te registreren, zolang deze blijft passen binnen de brede functietypering van Functiegebouw Rijk. In de jaarplannen van de verschillende directies worden deze verandering van arbeidsvraag en de consequenties onderbouwd voor de specifieke invulling van de formatie naar kennis/onderwerpgebieden. Wordt van medewerkers inzet op bredere en/ of andere kennis/onderwerpgebieden gevraagd, dan wordt in het jaarplan toegelicht hoe deze hierin worden begeleid.