Functievergelijking, uitwisselbaarheid en functievolgerschap
De volgende stap in het kader van het plaatsingsproces betreft het vastleggen van welke medewerkers wel en niet rechtstreeks naar de nieuwe organisatie overgaan. Met andere woorden: wie is functievolger en kan zijn functie volgen naar de nieuwe organisatie, en wie is niet-functievolger en kan zijn eigen functie naar de nieuwe organisatie niet volgen.
Dit is afhankelijk van de uitwisselbaarheid van functies in de oude en de nieuwe organisatie, en de vraag of sprake is van krimp van het aantal uitwisselbare functies, dan wel opheffing van functies.
Het komt voor dat functies inhoudelijk veranderen door een organisatieverandering/reorganisatie. Ook kan bij de functievergelijking blijken dat oude en nieuwe functies nog maar voor een gedeelte met elkaar overeen komen. Het weghalen van managementtaken uit een functie of juist het toevoegen ervan is een veel voorkomend voorbeeld daarvan. Om in deze gevallen te bepalen of sprake is van functievolgerschap, moet worden vastgesteld in welke mate de oude en de nieuwe functie overeenkomen, en bij welke taken in beide functies het zwaartepunt ligt. Het is van belang dat de gekozen redenering consequent wordt toegepast over verschillende afdelingen heen.
Er kan gekozen worden voor functievolgerschap bij nieuwe functies die gezien de inwerktijd eigenlijk niet als uitwisselbaar beschouwd kunnen worden. Hiervoor moet dan wel gezamenlijk met de medezeggenschap een plan te worden opgesteld. Daarnaast wordt weerstand bij medewerkers voorkomen wanneer zij in de gelegenheid worden gesteld te opteren voor andere functies wanneer het werkpakket naar hun idee te veel afwijkt en zij gebruik kunnen blijven maken van de rechten die ze hadden gehad als zij boventollig waren geweest.
Het Functiegebouw Rijk kent algemene beschrijvingen, deze zogenoemde functietyperingen, die niet tot op het niveau van concrete werkpakketten zijn uitgewerkt. Dat betekent dat voor het uitvoeren van de functievergelijking soms specifieker naar de functies moet worden gekeken. Zo kan blijken dat binnen eenzelfde functietypering bepaalde taken worden uitgevoerd of bepaalde functie-eisen worden gesteld waardoor functies toch niet uitwisselbaar zijn. Denk aan de functietypering van Adviseur Bedrijfsvoering (8-11), die zowel financiële adviseurs, HR-adviseurs, ICT-adviseurs, etc. kan omvatten. Deze functies zijn niet uitwisselbaar vanwege de specifieke functie-eisen en vak-/ onderwerpdeskundigheid.
Bijlage 15 van de CAO Rijk geeft de definitie van uitwisselbare functies. Uitwisselbare functies zijn functies die naar functie-inhoud, vereiste kennis en vaardigheden en vereiste competenties vergelijkbaar en naar niveau en beloning gelijkwaardig zijn. Deze factoren moeten in onderlinge samenhang worden beoordeeld. De redelijkheid brengt met zich mee dat bij het bepalen van de uitwisselbaarheid van functies een zekere overdrachtsperiode wordt ingecalculeerd die nodig is om in de andere functie ingewerkt te raken. Uitgangspunt is dat een werknemer vrijwel direct inzetbaar moet zijn in de andere - uitwisselbare – functie. De toets op uitwisselbaarheid dient dus objectief gerelateerd te worden aan de functie en niet subjectief aan de werknemer. Dit overigens in tegenstelling tot het begrip ‘passende functie’, waarbij juist wel wordt gekeken naar de subjectieve en persoonlijke mogelijkheden van de werknemer. Het begrip ‘passende functie’ is dus anders en ruimer dan het begrip uitwisselbare functie
Het kader voor uitwisselbaarheid van functies is uitgewerkt en verder toegelicht in bijlage 15, Regels vaststellen overtolligheid VWNW-beleid CAO Rijk. Het bepalen van de uitwisselbaarheid is altijd maatwerk.
Functievergelijkingslijst (was/wordtlijst)
De basis voor het plaatsingsproces vormt de zogenaamde functievergelijkingslijst. Dit is een vereiste bijlage bij het organisatie- en formatierapport en maakt onderdeel uit van het organisatiebesluit.
In de functievergelijkingslijst zijn alle functies in de oude en de nieuwe organisatie opgenomen. Met ‘functie’ wordt gedoeld op de functieprofielen uit het Functiegebouw Rijk, aangevuld met specifieke kwaliteitenprofielen.
De uitwisselbare functies worden in de functievergelijkingslijst aan elkaar gekoppeld (naast elkaar gezet). Hiermee wordt in één oogopslag duidelijk welke functies in de nieuwe organisatie niet meer terugkomen (de opgeheven functies), welke de uitwisselbare functies zijn die wel terugkomen (eventueel in minder fte), en welke nieuwe functies er zijn gecreëerd. De nieuwe functies worden ingedeeld in het Functiegebouw Rijk door het bepalen van de functiefamilie, functiegroep en –schaal.
De functievergelijkingslijst in het organisatiebesluit beperkt zich alleen tot de functies met functieschaal en de daarbij behorende formatie en de feitelijke bezetting op aantallen.
Het opnemen van de bezetting is nodig omdat ook bovenformatief geplaatste medewerkers en naar buiten gedetacheerde medewerkers tot deze bezetting kunnen horen en hun huidige formele functie ten opzichte van de nieuwe functies moet zijn bepaald. Het overzicht wordt niet tot op medewerkerniveau inzichtelijk gemaakt, ook vanwege de AVG regelgeving.
De specifieke medewerkers die de functie (gaan) vervullen, zijn nog niet aan de functies gekoppeld. De koppeling van medewerkers aan functies in de oude organisatie (de was-lijst) vindt plaats bij de start van het plaatsingsproces, zodat bepaald kan worden wie functievolger en wie niet-functievolger is.
Een functievergelijkingslijst wordt doorgaans opgesteld in Excel. Aan de functievergelijkingslijst kan een rekenformule met middensommen per schaal worden toegevoegd, waardoor de financiële consequenties van de reorganisatie verbonden aan het plaatsingsplan direct kunnen worden doorgerekend. Hierbij dient rekening te worden gehouden met de door het Rijk vastgestelde tarieven per schaalniveau en de feitelijke personeelskosten. Wanneer de tarieven lager uitvallen dan de feitelijke kosten (bijvoorbeeld bij veel medewerkers die in de hoogste periodiek van de schaal worden betaald), dan moet in het O&F worden aangegeven op welke manier dit verschil wordt opgelost.
Is er sprake van krimp en komt een functie terug in de nieuwe organisatie in de vorm van een ongewijzigde of beperkt gewijzigde of uitwisselbare functie, maar is er minder formatie (fte) beschikbaar dan het aantal werknemers in deze groep functies, dan is sprake van overtolligheid. Om te bepalen welke werknemers als functievolger of als niet-functievolger wegens overtolligheid aangemerkt moeten worden, moet het afspiegelingsbeginsel toegepast te worden.
Voor alle niet-functievolgers moet verderop in de plaatsingsprocedure, bij het opstellen van het (concept-)plaatsingsplan, ondergezocht worden of zij later in de plaatsingsprocedure geplaatst kunnen worden op een passende functie in de nieuwe organisatie. De CAO Rijk geeft de definitie van passende functie:
Is er sprake van krimp en komt een functie terug in de nieuwe organisatie in de vorm van een ongewijzigde of beperkt gewijzigde of uitwisselbare functie, maar is er minder formatie (fte) beschikbaar dan het aantal werknemers in deze groep functies, dan is sprake van overtolligheid. Om te bepalen welke werknemers als functievolger of als niet-functievolger wegens overtolligheid aangemerkt moeten worden, moet het afspiegelingsbeginsel toegepast te worden.
Voor alle niet-functievolgers moet verderop in de plaatsingsprocedure, bij het opstellen van het (concept-)plaatsingsplan, ondergezocht worden of zij later in de plaatsingsprocedure geplaatst kunnen worden op een passende functie in de nieuwe organisatie. De CAO Rijk geeft de definitie van passende functie:
“Een functie die naar oordeel van de werkgever redelijkerwijs past bij de vooruitzichten, persoonlijkheid en de omstandigheden van de werknemer en waarvoor de werknemer de kennis en deskundigheid heeft om de functie te kunnen uitvoeren of deze binnen een redelijke termijn via scholing kan krijgen”.
De toets op uitwisselbaarheid wordt objectief gerelateerd aan de functie en niet subjectief aan de werknemer. Dit overigens in tegenstelling tot het begrip passende functie, waarbij juist wel wordt gekeken naar de subjectieve en persoonlijke mogelijkheden van de werknemer. Het begrip passende functie is dus anders en ruimer dan het begrip uitwisselbare functie. Daarom kan een niet uitwisselbare functie, in een latere fase, mogelijk wel worden aangemerkt als een passende functie.