Uitvoeren van een plaatsingsproces in de praktijk

• Breng voorafgaand aan een reorganisatie per medewerker in kaart wat de actuele situatie is ten aanzien van zijn formele functie en zijn feitelijke werkzaamheden. Voor medewerkers die structureel andere werkzaamheden uitvoeren, wordt de feitelijke functie als uitgangspunt genomen, tenzij zij inmiddels rechten hebben opgebouwd. Leg deze vast in de was-lijst in plaats van de formele functie en vergelijk ze op uitwisselbaarheid met de nieuwe functies. Zet de huidige functie naast de nieuwe uitwisselbare functie. Dat voorkomt dat in het plaatsingsproces bij de vergelijking van functies problemen ontstaan.
• Met de ondernemingsraad of de vakbonden in het (Decentraal) Georganiseerd Overleg kunnen nadere spelregels worden afgesproken over de plaatsingsprocedure. Bijvoorbeeld dat horizontale plaatsingen (zelfde salarisschaalniveau) vóór verticale plaatsingen (hoger/lager salarisschaalniveau) gaan. Of dat niet-functievolgers vóór functievolgers gaan, wanneer die laatste groep belangstelling heeft voor een andere dan de eigen functie. Het hangt van het type spelregel af welk gremium moet worden betrokken.
• Informeer medewerkers voorafgaand aan het plaatsingsproces goed over het hoe en waarom van het proces.
• Als er gebruikt gemaakt wordt van een plaatsingsadviescommissie, regel de logistieke ondersteuning daarvan goed. Denk aan: planning van de gesprekken, versturen van uitnodigingen, reserveren vergaderruimtes, samenstellen gespreksdossiers en archivering van de stukken.
• De samenstelling van de commissie is heel belangrijk. Met een ervaren voorzitter en secretaris verlopen de gesprekken en de totstandkoming van de adviezen efficiënter.
• Een lid van de ondernemingsraad of het (Decentraal) Georganiseerd Overleg kan als toehoorder of procesbewaker deelnemen in de commissie als het bevoegd gezag daartoe beslist. Daarbij is het van belang de rol van het lid van de ondernemingsraad zuiver te houden. De taak van het lid van de ondernemingsraad of het Decentraal Georganiseerd Overleg is vooral om te bewaken dat het plaatsingsproces zorgvuldig en juist verloopt, niet om te acteren op individuele gevallen.
• Voor de plaatsingsadviescommissie is het van belang dat tenminste de volgende informatie voorhanden is: de functievergelijkingslijst, een lijst met beschikbare functies in de nieuwe organisatie en de belangstellingsformulieren van de medewerkers.
• Het heeft de voorkeur dat de leden van de plaatsingsadviescommissie voorafgaand aan de reeks gesprekken worden geïnformeerd over de plaatsingsprocedure en de achtergronden daarvan, opdat zij een eenduidig beeld hebben van het doel van de gesprekken en de wijze waarop deze worden gevoerd. Vaak is er een adviesteam dat de reorganisatie begeleidt. De instructie kan door dit adviesteam worden verzorgd. Ook wanneer bij een landelijke reorganisatie bijvoorbeeld gelijktijdig meerdere plaatsingsadviescommissies aan de slag gaan.
• Het gesprek van de commissie met de medewerker mag geen invuloefening zijn. Er moet volgens de jurisprudentie een uitwisseling van informatie en standpunten plaatsvinden.
• Maak goede afspraken met betrokken medewerkers over de verslaglegging van de gesprekken. Stel medewerkers in staat om op het verslag te reageren.
• Leg als commissie direct na het gesprek kort vast wat de bevindingen zijn. Het kan handig zijn een gestructureerd gespreksformulier te gebruiken voor het maken van aantekeningen.
• Maak afspraken over hoe de plaatsingslijsten actueel worden gehouden. Op ieder moment in het proces moet helder zijn welke functies er nog vrij zijn en welke niet meer. Dat is des te meer van belang als er meerdere plaatsingsadviescommissies tegelijk functioneren.
• Maak van tevoren goede afspraken over een uniforme opbouw van de adviezen.
• Een plaatsingsadviescommissie adviseert of een functie passend is voor een medewerker en of een medewerker geschikt is voor de functie of binnen redelijke termijn geschikt te maken is.
• Een plaatsingsproces is geen sollicitatieprocedure. Er gelden andere spelregels. Dit moet voor alle partijen duidelijk zijn.

Vragen bij de uitvoering van het plaatsingsproces in uw reorganisatie, of de toepassing van het VWNW-beleid?

Neem via uw eerstelijns HR-Adviseur contact op met de arbeidsjuristen van UBR | Advocaten en Adviseurs Arbeidsrecht