Bedrijfsvoering omvat de ondersteunende processen binnen de rijksdienst. Deze processen stellen mensen en middelen beschikbaar ten behoeve van het primaire proces, dat producten en diensten levert aan burgers, bedrijven en instellingen.
Tot de doelgroep behoren ook de Staten-Generaal, waaraan de ministers verantwoording afleggen en die mede het beleid van het kabinet vormgeven.
Wat valt onder bedrijfsvoering?
Het acroniem PIOFACH wordt vaak gebruikt om aan te geven welke terreinen tot de bedrijfsvoering kunnen worden gerekend:
personeel Informatievoorziening
organisatie
financiën
administratieve organisatie
communicatie
huisvesting en facilitaire zaken.
Financiën en Wetgeving zijn zeer nauw verbonden met de beleidsontwikkeling en worden daarom meestal tot de beleidsfunctie gerekend.
Conform het Koninklijk Besluit SG-functie blijft is de SG eindverantwoordelijk voor beleid en beheer. Deze verantwoordelijkheid krijgt in de praktijk vorm via een samenspel van functionarissen aan de top van het departement. Daarbij wordt er meestal voor gekozen om de functie voor het beheer primair te beleggen bij een pSG en/of een (hoofd)directeur bedrijfsvoering.
Het is steeds een afweging of de verschillende functies en de onderdelen daarvan centraal (in belangrijke mate samengebracht in een organisatie) of decentraal (verdeeld over verschillende organisaties) moeten worden georganiseerd. Vanwege de noodzakelijke standaardisatie en schaalvoordelen zijn deze directies bij voorkeur centraal georganiseerd. Dit sluit niet uit dat bij onderdelen van het ministerie, bij voorbeeld bij grotere uitvoeringsorganisaties, aanvullende voorzieningen kunnen worden getroffen.
Uitvoerende taken op het terrein van de bedrijfsvoering zijn bij de ministeries voor een belangrijk deel ondergebracht in zogenaamde shared service-organisaties (SSO’s).
SSO’s zijn:
(semi)zelfstandige organisatie-eenheden
resultaatverantwoordelijk voor het leveren van (ondersteunende activiteiten of diensten
aan externe afnemers
op basis van vooraf afgesproken werkzaamheden
tegen betaling
met als doel: een hoger service- en kwaliteitsniveau en/of lagere kosten.
Organisatie en Personeel Rijk (O&P Rijk) is bijvoorbeeld een SSO, maar ook de academies binnen de rijksdienst, dienstverleners op het vlak van ICT en de gemeenschappelijke financiële administratie van een aantal ministeries.
Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties is verantwoordelijk voor een aantal rijksbrede SSO’s op het terrein van de bedrijfsvoering. Deze SSO's zijn ondergebracht bij Directoraat-generaal Vastgoed en Bedrijfsvoering Rijk.
Leden van de Interdepartementale Commissie Bedrijfsvoering Rijk (ICBR)
Vanuit de zorg voor de departementale en interdepartementale samenhang van deze rijksbrede bedrijfsvoering heeft ieder ministerie een vertegenwoordiger op het niveau van de bestuursraad, die als lid van de Interdepartementale Commissie Bedrijfsvoering Rijk (ICBR) de portefeuille bedrijfsvoering beheert. Deze vertegenwoordiger onderhoudt ook de relaties met het primaire proces binnen het ministerie. Als functionarissen komen hiervoor de pSG of een in de bestuursraad vertegenwoordigde (algemeen of hoofd-) directeur bedrijfsvoering in aanmerking.
De leden van de ICBR treden op het terrein van de bedrijfsvoering kaderstellend op. Ministeries houden zich aan de in de ICBR overeengekomen afspraken en onthouden zich zoveel mogelijk van nadere regelgeving om de eenheid binnen de rijksdienst zoveel mogelijk in stand te houden.
Eisen aan de rijksbrede bedrijfsvoering
Over de rijksbrede bedrijfsvoering zijn interdepartementale afspraken gemaakt, die jaarlijks worden opgenomen in een overzicht van kaders. De meest recente afspraken staan in de Kaders organisatie en bedrijfsvoering Rijk.
De bedrijfsvoering van het Rijk is klantvriendelijk, vraaggestuurd, toegankelijk en staat ten dienste van het primaire proces. Er wordt gewerkt met een slanke ambtelijke organisatie en processen zijn efficiënt ingericht.
Inzet is een dienstverlening tegen een goede prijs- kwaliteitsverhouding met zo min mogelijk regelgeving. Diensten en producten worden zo veel mogelijk integraal en digitaal aangeboden.
Generieke diensten worden zoveel mogelijk afgenomen bij rijksbrede shared serviceorganisaties (SSO’s). De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties kan deze gemeenschappelijke voorzieningen aanwijzen. De ministers zijn dan verplicht van de diensten van deze organisaties gebruik te maken (Coördinatiebesluit Organisatie en Bedrijfsvoering Rijksdienst 2018).
De minister van BZK is verantwoordelijk voor de rijksbrede ontwikkeling van het bedrijfsvoeringsbeleid en de daarmee verbonden uitvoering in SSO’s. Ter ondersteuning zijn de directies van DGOO beschikbaar.
De opdrachtnemende SSO is een baten-lastendienst die de opdracht aanneemt en uitvoert op basis van een overeenkomst met de opdrachtgever, die optreedt namens de organisaties die generieke diensten afnemen.
De SSO’s hebben een kwaliteitssysteem waarmee inzicht wordt gegeven in de kwaliteit en kosten van de dienstverlening met als onderdelen generieke en specifieke Kritieke Prestatie Indicatoren (KPI’s), Intern klanttevredenheidsonderzoek (IKTO), benchmarking en performance audits.
SSO’s werken volgens het concept ‘service in nabijheid’: kennis van het primaire proces en de eigenheid van de klantorganisatie enerzijds en het makkelijk, snel en voortdurend dichtbij zijn van de dienstverlening voor de gebruiker. De SSO’s dragen de verantwoordelijkheid voor integrale generieke dienstverlening en bieden deze zoveel mogelijk proactief aan. Deze dienstverlening is vanuit het perspectief van de gebruiker en in zijn nabijheid georganiseerd; er zijn zo min mogelijk schakels tussen de vraag en de levering van de dienst. Elke SSO vertaalt dit dienstverleningsconcept naar de eigen dienstverlening.
