Waar moet ik beginnen?
Hoe start ik met een verandertraject? Ongeacht de aanleiding is het van belang dat wordt aangevangen met een onderzoeksfase. Afhankelijk van de aanleiding neemt deze fase meer of minder tijd is beslag.
De onderzoeksfase is het begin van een organisatieverandering. De onderzoeksfase geeft inzicht in wat veranderd moet worden zonder blinde vlekken, waar het draagvlak voor de verandering zit en waar de uitdagingen zich bevinden. Ook geeft het inzicht in wat al goed gaat en wat beter kan. En wellicht nog belangrijker of dat te ondervangen is door een andere manier van (samen) werken, een structuurwijziging, of dat er iets anders nodig is. Een gedegen onderzoeksfase helpt om vertraging verderop in het proces te voorkomen. Onduidelijkheden, blinde vlekken, etc. geven langere doorlooptijden. Herstelwerk is dan alsnog nodig. De onderzoeksfase geeft inzicht in:
- wat er veranderd moet worden, zonder blinde vlekken.
- de wensen en eisen van stakeholders.
- draagvlak en uitdagingen.
De stakeholderanalyse
Een stakeholder is een persoon of partij die een (gevoeld) belang heeft bij de uitkomst van een door te voeren verandering. Feitelijk breng je met een stakeholderanalyse het krachtenveld in beeld. Dit doe je om te voorkomen dat je partijen vergeet, je pro-actief richting deze partijen kan acteren en om partijen met elkaar in contact te brengen en informatie op te halen. Een stakeholderanalyse kan op verschillende manieren worden vormgegeven. Een voorbeeld van te doorlopen stappen is:
- Doel van het traject en de partijen in beeld.
Vervolgens in gesprek met de partijen:
- De houding van iedere partij in beeld (positief-negatief-neutraal t.o.v. de organisatie en/of de verandering)
- Wat gaat goed, wat kan beter?
- Belangrijke ontwikkelingen die van belang zijn in beeld krijgen.
- Het belang/ de belangen van iedere partij in beeld (relatief onbelangrijk, redelijk belangrijk, zeer belangrijk)
- De verstandhouding tussen partijen en de eigen organisatie in beeld (geen, slechte, goede, zeer goede)
- Bepalen van de strategie per partij.
De aanpak van de onderzoeksfase
We onderscheiden grofweg twee onderzoeken in de onderzoeksfase. De stakeholderanalyse (omgevingsanalyse) en de organisatieanalyse. In de fase van het ontwerp van een nieuwe organisatie komt deze onderzoeksfase meer uitgebreid terug.
De organisatieanalyse
Een organisatieanalyse helpt om onbevooroordeeld naar je eigen organisatie te kijken in het heden en te onderzoeken wat nodig is voor de toekomst. Op basis hiervan kan een gap-analyse worden opgesteld. Dit is een vergelijking tussen de huidige situatie en de toekomstige of gewenste situatie. Hiervoor kunnen meerdere modellen/referentiekaders worden gebruikt. Bijvoorbeeld het INK model of het 7-s van MC Kinsey. Maar denk ook eens aan de fase van volwassenheid van Paul Harmon of de Elementen van succesvol veranderen van Knoster. Over de modellen is op het internet veel informatie te vinden. Vooral het 7-s model, hoewel al vele jaren oud, geeft inzicht in de vraag of een structuurwijziging je gaat helpen bij de uitdagingen. Ook een medewerkerstevredenheidsonderzoek kan input zijn voor de organisatieanalyse.
Het resultaat van de onderzoeksfase
Het resultaat van de onderzoeksfase geeft inzicht in het toekomstbeeld. Hoe ziet de organisatie er dan uit? Wat doen we wel en niet en wat bereiken we? Is aanpassing van de structuur de oplossing of niet? Gaat dat helpen en/of zijn er ook nog andere aspecten die aandacht verdienen? Waarom willen of moeten we wat veranderen? Waar lopen we tegen uitdagingen aan?